売上集計などにすごく役立つエクセルの「ピボットテーブルのカンタン操作方法」

    ピボットテーブルとは、複数の項目(フィールド)を一度に集計が出来るエクセルの便利機能です。膨大な量のデータベースでも集計・分析して、簡単に求めたい部分を抽出することができるので、「各取引先、かつ、各商品」を集計したい時などに非常に役立ちます。また、エクセルの計算機能と言えば“関数”ですが、ピポットテーブルを用いれば、難しい関数を使わなくても簡単に集計することができます。特に、会社で何らかの集計を任されることになったエクセル初心者の方にはオススメです。是非、ピポットテーブルを習得して楽しく数字と向き合いましょう。



    簡単に分かりやすく作ってみましょう!(Excel2016版使用)

    1.まずは下記のような売上データ一覧を「Sheet1」に作成します。 ※この時に空白が無いように気を付けましょう。

    2.データのセル上にカーソル置き、メニューバーの「挿入」から「ピポットテーブル」を指定します。※データのセル上にカーソルがないとデータソースを読み取れません。)

    3.図のようなBOXにデータ範囲は入った状態で表示されます。ピポットテーブルを表示させる場所を下の「新規ワークシート」か「既存のワークシート」どちらか表示させたい方を選択して「OK」をクリックします。(今回は新規ワークシートで作ります。)

    4.新規ワークシート「Sheet2」に図のようなピポットテーブルが作成されます。次に、集計したい項目を赤枠から選び□にチェックを入れていきます。

    5.日付にチェックを入れるとフィールドリスト内の「行」のBOXに“日付”が表示され、図のような表が現れます。

    6.集計したい各項目(フィールド)にチェックを入れ、ドラッグして各BOXに移動させながら表示したいようにレイアウトを考えます。   ※項目(フィールド)を各BOXに移動させると、その都度表のレイアウトも更新されていきます。但し、ピンク枠の「レイアウトの更新を保留する」にチェックを入れておくと、表は更新されず項目移動のみを行うことが可能になります。レイアウトが決まった時点で「更新」をクリックすると、レイアウトの指定通りの表が表示されます。 (今回は、各取引先、かつ、各取引商品の集計内容でレイアウトを作成しました。)

    7.完成しましたら、各Sheetの名前を変更しましょう。今回はSheet1を「売上一覧表」、Shrrt2を「集計表」としました。 その後、「ファイル」から「名前を付けて保存」で名前を入力して保存します。


    完成後、情報に修正がある場合も更新方法は簡単♪

    売上数や単価修正などはよくあります。そんな時も安心!簡単に更新が可能です。

    1. ファイルを開いて「売上一覧表」シートの修正したい数字を変更します。

    2. テーブル内にカーソルを置き、「集計表」シートの「分析」から「更新」を押して更新して完了です。(更新は「Alt」+「F5」でも可能)

    完成後、上司から集計期間を指定された場合でも範囲変更で焦らない♪

    完成してから「●●日~●●日までで集計してくれる?」なんて事もあります。そんな時は範囲変更で簡単に絞り込めます。

    1. テーブル内にカーソルを置き、メニューバーの「分析」から「データソースの変更」をクリックします。すると自動で現在の範囲が点線で囲まれた状態で「売上一覧表」シートに切り替わります。

    2. ドラッグで範囲を指定し、「OK」をクリックします。すると自動的に変更後の「集計表」が表示されます。

    並び替えや削除は「フィールドリスト」で“BOX移動”と“チェックを外す”だけでOK!

    レイアウトの並びを変えたい場合や項目を削除したい場合はフィールドリストで操作します。まず、テーブル内にカーソルを置き、メニューバーの「分析」から「表示」→「フィールドリスト」をクリックし、フィードリストを表示させます。(保存して次にファイルを開くとフィールドリストは通常非表示になっています。)

    表示させたら、変更したいレイアウトになるようにBOX内の項目をドラッグします。 削除したい場合はフィールドのチェックを外します。

    ピポットテーブルに慣れることが一番の近道

    ピポットテーブル初心者の方は、レイアウトを決める時に迷ったりするかもしれません。ですので、最初は簡単な表を作って色々なレイアウトを試されることをオススメします。基本操作さえ理解出来れば、応用一つで幅広く活躍してくれる機能です。関数が出来なくても焦らず、簡単操作で集計表を作成することが可能になりますので、是非、習得して役立ててくださいね。

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