エクセルのコメント印刷方法!範囲固定でずれる失敗も解決!

    エクセルを使えば、スケジュール、顧客管理、発送リスト、請求書や領収書まで作ることができる便利なソフトウェアです。しかし、いざ印刷してみるとフォーマットが崩れたりする経験があると思います。今回は失敗せずに印刷する方法と応用としてコメントも一緒に印刷する方法を紹介します。



    エクセル印刷をするときのポイント

    エクセルはワードと異なり、データの入力画面が広いため、印刷時のことを想定して作成する必要があります。この作業を怠るとうまく印刷できず、最悪の場合、エクセルデータを作りなおししなければなりません。エクセルを印刷する場合は以下のポイントに気をつけましょう。

    印刷範囲の設定

    エクセルを印刷する場合はどこからどこまでを印刷するかを指定しなければいけません。ワードと異なり、ページ設定がないため、印刷前に印刷範囲を設定しましょう。

    改ページの設定

    印刷範囲の設定と同じく、エクセルにはページという概念がありません。そのため、データの途中でページを変えたい場合は改ページの設定を行なう必要があります。

    プレビューで確認

    印刷をする前に、印刷物がどのように出力されるかを事前に確認を取ることができます。印刷前は必ずプレビューで印刷後のイメージを確認するようにしましょう。もしこの作業を怠れば、貴重なコピー用紙を無駄にしてしまう危険があります。

    余白を調整

    ページの概念が無いエクセルには余白の調整を行なう必要があります。数字やデータを扱うことが多いエクセルは印刷後の見やすさも考慮しないといけません。新人の場合、資料の見やすさはクライアントや上司の高評価につながりやすい傾向があります。

    印刷時の基本とは!?

    前述でもご紹介したようにエクセルに入力したデータを印刷する際はいくつか気をつけなければ行けないポイントがあります。その印刷時の基本ともいえる設定の方法をご紹介いたします。

    ・印刷範囲の設定方法
    データの一部分を印刷範囲の設定を行なうことで印刷できます。

    まずは印刷したいデータの一部を選択します。

    「ファイル」→「印刷」を選択します。

    すると印刷範囲を設定した部分が印刷プレビューに表示されます。

    ちなみに同一シート内でそれぞれ2つ以上のデータを印刷範囲として選択した場合、 各範囲が1ページずつに設定され、印刷することができます。

    ・改ページの設定方法
    データの途中でページを変えたい場合に使用する機能が「改ページ」です。

    改ページの設定は次のページにしたい行を丸ごと選択します。

    次に「ページレイアウト」→「改ページ」の「改ページの挿入」を選択します。

    すると、自動で設定された点線以外に改ページの挿入部分に薄い腺が引かれます。

    ※点線が自動ページ設定で引かれた線
    ※薄い横線が改ページ挿入された腺

    また、改ページの解除は改ページの設定と同様の手順で行なうことができます。

    ・プレビューで確認方法
    印刷前にプレビューを確認することで印刷ミスを防ぐことができます。 プレビューの確認は「ファイル」→「印刷」で右側に印刷プレビューが表示されます。

    ・余白を調整方法
    エクセルではデータ内の余白を自由に設定することができます。 余白の設定は「ページレイアウト」→「余白」から選択が可能です。

    さらに細かい余白の設定を行ないたい場合は「ユーザー設定の余白」をクリックします。 するとページ設定のウィンドウが表示されるので、自由にカスタマイズができます。

    エクセル印刷の応用編 その1

    エクセル内にはセルにコメントを記入することができます。 また、印刷時にはこのコメントを表示して印刷することが可能です。

    ちなみにコメントの挿入は挿入したいセルを選択した上で、右クリック。 コメントの挿入をクリックすると可能です。

    コメントを印刷するにはコメントが表示されている必要があり、コメントを常に表示させるには右クリックで「コメントの表示」を選択すると常に表示されます。

    この状態で「ファイル」→「印刷」に進み、「ページ設定」をクリックします。 するとページ設定ウィンドウが表示されます。
    「シート」→コメントの画面表示イメージをクリック。OKをクリックします。

    この状態で印刷プレビューを確認するとコメントが反映されています。

    エクセル印刷の応用編 その2

    またエクセルでは指定した行や列をタイトルとして設定を行い、全ての印刷物に反映させることができます。

    設定方法は「ページレイアウト」→「印刷タイトル」を選択 するとページ設定ウィンドウが表示されます。 ここでタイトルとなる行や列を設定ができます。

    今回は行をタイトルとして、設定します。 タイトル行の右端にあるアイコンをクリックします。

    つぎにタイトルに設定した行全体を選択します。

    画像

    OKをクリックします。

    すると指定した行が全ての印刷ページに反映されました。

    ページ1

    ページ2

    まとめ

    エクセルは自由に資料を作れるメリットある分、印刷するときは注意しないと意図しないレイアウトが印刷されてしまいます。しかし、ご紹介した印刷時に押さえておきたい基本操作や応用操作ができるようになれば、綺麗で正確な資料作りを可能となります。

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