エクセル重複データの削除は基本!顧客管理リストの作り方!

    エクセルでデータを管理していると重複データが多くなります。顧客管理や発送リストを作成する際、データ重複は後々トラブルを招いてしまいます。今回は仕事の基本でもある重複データのチェック方法をご紹介いたします。



    顧客管理リストの重複データのチェックの重要性とは?

    エクセルでは売上・予算、顧客リスト、発送リストなど起業の将来を左右する重要なデータを扱うことがあります。人的な入力がほとんどなため、どうしても重複データが発生してしまいます。重複データを放置していると計算を間違い、企業に必要なKPI(企業目標の達成度を評価するための主要業績評価指標)を見誤り、結果的に事業の失敗につながってしまいます。

    また、法人・個人関係なく、顧客とのトラブルともなり、企業自体の信頼にも関わってきます。新人会社員はエクセルデータ上の重複データをきちんと確認し、削除を行なうことで細かい、単純な仕事でもしっかりとこなすという評価がつき、いずれは大きな仕事を任せてもらう、上司の評価も高くなります。

    既に管理職についている方にとっては重複データの確認や削除は管理職として、当然持つべきスキルです。この作業を怠り、単純ミスを続けていれば、降格はもちろん、将来的にリストラ候補リストに名前を連ねてしまうかもしれません。

    重複データの検索・置換・削除は単純作業ではありますが、とても大切な作業の一つです。一切の手を抜かず、対応する必要があります。

    エクセルのデータ重複チェックの方法

    重複するデータをチェックする方法はいくつかあります。ここでは代表的なテータ重複のチェック方法をご紹介いたします。

    1.「条件付き書式」で色をつける 最も簡単な方法として、「条件付き書式」を使用することで簡単にチェックできます。
    まずは重複チェックしたいセル範囲を選択します。

    次に「ホーム」タブ → 「条件付き書式」→「セルの強調表示ルール」→「重複する値」を選択します。

    すると重複するデータに色がつきます。 同時に「重複する値」ウィンドウが立ち上がり、色を着ける書式を選択できます。

    ちなみに重複するデータだけでなく、一意(一つしかないデータ)のデータに色をつけることも可能です。

    2.数式とフィルタで重複チェックを行なう さらに効率的に重複チェックを行なう場合は数式とフィルタを使用すると簡単です。 まずは重複チェックを確認したいセル範囲の右列に重複チェック用のセルを作成します。

    使用する数式は「COUNTIF」です。

    重複チェックの項目に以下の数式を記入します。 =IF(COUNTIF($L$3:$L$18,L3)>1,”重複”,””) ※検索するセル、選択セル範囲は変更します。

    すると選択範囲内で重複しているデータに「重複」と表示されます。

    フィルタを使用することで重複したデータを抽出することができます。 抽出したいデータを選択し、「データ」タブ → フィルタをクリック

    フィルタの矢印をクリックすると、抽出のウィンドウが表示されます。

    「重複」のみにチェックマークを入れ、「OK」をクリックします。 すると重複しているデータが抽出されます。

    注意点1(苗字と名前の間のスペースを統一する方法)

    顧客リストを管理する場合、重複チェックがとても大切になります。 もし顧客名簿が重複している場合、お客様に請求書や案内が2通送付されるなど、お客様とのトラブルの原因となってしまいます。

    前述に紹介した重複チェック方法は有効ですが、重複チェックから漏れることがあります。重複チェックをするにあたり、注意したい項目をご紹介いたします。

    ・苗字と名前の間にあるスペースを統一する 重複チェックではスペースの形式が異なると異なるデータと判断され、重複チェックから漏れることがあります。

    前述で紹介した重複チェックを行なっても顧客No1~3は同じ顧客にも関わらず、重複チェックから漏れてしまいました。

    原因は「スペース」です。 全角スペース、半角スペース、スペースなしは異なるデータと判定されてしまいます。 そのため、苗字と名前の間にスペースが存在する場合は統一する必要があります。 統一する場合は「置換」を行ないます。
    置換する場合は、
    置換したいセルを選択 → 「ホーム」タブ → 「検索と選択」→「置換」をクリック

    置換ウィンドウが表示されたら、半角スペース、全角スペースそれぞれ検索、置換フォームに記入します。

    ※何も記入していないように見えますが、それぞれのフォームにスペースが記入されています。
    「すべて置換」をクリック

    スペースの形式が統一され、重複チェックで抽出されます。

    注意点2(大文字と小文字は判別しないのでその統一)

    アルファベットを記入している場合も注意が必要です。 と小文字も区別はされません。そのため、異なるデータに関わらず、重複データとして判定されるときがあります。

    ※アルファベットでは大文字と小文字を判別せず、同じデータとして判断する

    まとめ

    重複データチェックはビジネス活動において、とても大切な作業となります。しかし、目視での確認はチェック漏れを招き、トラブルの元となります。エクセルで機械的に重複チェックを行なうことでミスを防ぐことができます。

     

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