エクセル文字数カウントの使い方とおすすめのLEN関数

    エクセルは時にWordの役目も果たしてくれます。記入したデータをcsvに変換して、データベースに直接アップロードできるなど便利なソフトウェアです。もしデータ入力用としてエクセルを使用する場合、覚えておきたい機能が文字数のカウントです。今回はエクセルで簡単に文字カウントができる方法をご紹介いたします。



    文字数をカウントするエクセルの関数はLen

    エクセルには「関数」という式が多数あります。この関数を使いこなすことで複雑な計算や集計、検索などが可能です。この関数の機能の一つにシート内に記載されている文章の文字数をカウントする関数もあります。それがLen関数です。これは指定したセルの中に記述された文字列の数を返します。設定方法も簡単なので、入稿する文字数が決まっている場合はLEN関数を使って、文字数チェックを行なうと便利です。

    但し、このLEN関数は半角・全角を区別しません。その他、句読点やスペース、数字なども文字列としてカウントされます。そのため、純粋な文字カウントとして使用するのみで、文字列のバイト数を測るには不向きですので、覚えておきましょう。

    LEN関数の使い方

    ここではLEN関数をエクセルシート内に設定する方法をご紹介いたします。 LEN関数は引数を指定することで文字列の文字数を返すことができます。
    まずは引数を指定しましょう。

    文字数カウントの結果を反映させたいセルを選択します。
    エクセルの「数式」タブをクリックします。
    左端にある「関数の挿入」をクリックしましょう。

    すると、「関数を挿入」というポップアップが表示されます。 関数名で「LEN」という関数を選択します。
    ※見つからない場合はポップアップ上部にある関数の検索というフォームに「LEN」と検索して、見つけだしましょう。

    LENを選択し、ポップアップ下部にある「OK」をクリックします。
    「文字列」のフォームに文字カウントを行ないたいセルを指定します。

    「OK」を押すと指定したセルに文字数の結果が反映されます。

    文字数カウントに関する応用

    また、文字数カウントには特定のセルの文字数制限を設定する応用方法もあります。 これは関数を使用しなくても実現が可能です。

    この段落では関数を使用せずに、任意のセル内の文字数を制限する方法をご紹介いたします。また、ここでいう文字数も半角・全角、句読点、数字などは区別されませんので、ご注意ください。半角文字も1文字としてカウントされます。

    まずは文字数制限を設定したい任意のセルを選択します。 任意のセルを選択できたら、メニューバーに表示されている「データの入力規則」をクリックしましょう。

    「データの入力規則」のポップアップが表示されます。 このポップアップの「設定」タブから設定を行ないます。

    ポップアップ内に「入力値の種類」は「文字列(長さ指定)」を選択
    ※ここでスペースを含めない場合はチェックボタンにチェックを入れましょう。

    データの「次の値以下」に選択 最大値のフォームに半角数字を記入します。 ここに制限したい文字数の最大数を記入します。 20文字で留めたい場合は20を記入します。
    「OK」を押せば、完了です。

    文字数制限を設定したセル内に21文字以上の文字を入力すると 「入力した値は正しくありません。ユーザーの設定によって、セルに入力できる値が制限されています」という警告メッセージが表示されます。

    この設定により、設定した文字数以上の文字列の入力を防ぐことができます。 ただし、警告メッセージが表示され、「再施行」をクリックすると 再度、記入することができます。

    文字に関する応用

    文字数カウントでは半角・全角の区別ができません。場合によっては文字列内に半角文字が含まれているのが好ましくないことがあります。 その際に文字列内に全角・半角が入り乱れているかのチェック方法をご紹介いたします。

    使用する関数はLEN関数とLENB関数です。 LEN関数は半角・全角に限らず、純粋に文字数を返します。 LENB関数は文字数ではなく、文字列のバイト数を返します。 調べたい任意のセル内の文字列に、LEN関数とLENB関数それぞれを設定します。 LENB関数の設定方法はLEN関数と変わらないため、ここでは省略します。

    ここで全角と半角のバイト数について、お話します。 全角は2バイト、半角は1バイト で構成されています。
    つまり、LEN関数で返された文字数=LENB関数で返された倍数÷2

    となります。
    この法則にそぐわない場合、全角だけでなく、半角の文字列が含まれていることになります。

    残念ながら、どの文字列が半角・全角なのかを判定する関数はありません。 しかし、全角を半角に、半角を全角に変換する関数はあるので、以下の関数を使用すると良いでしょう。

    全角→半角 ASC関数 半角→全角 JIS関数

    まとめ

    いかがでしたか。エクセルは複数の人数でデータ入力するのに適したソフトウェアです。仕事によっては、データベースにアップロードする文字列の管理、原稿の管理などを行なうこともあります。その際に文字数カウントや入力文字数制限などは便利な機能ですので、ぜひ使用してみてください。

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