もはや常識!?社会人なら知っておきたい、エクセルでのパスワード設定と解除について

    財務管理や営業データ、実績などをエクセルで管理する企業も少なくありません。そのため、企業の機密情報も多く含まれているソフトウェアといっても過言ではありません。情報流出は企業の存続を左右するほどの価値があります。そこで重要なデータを保管しているエクセルでは必ずパスワードを設定しておくことが必要です。



    どんなときにパスワード?なぜパスワード?

    エクセルにパスワードをかけるときはどんなときが必要なのでしょうか。 現在、企業の経済活動ではインターネットに接続していることが大前提となっています。そのため、インターネットに関するあらゆる脅威に対して、万策を講じる必要があります。車内での情報のプロテクトはアンチウィルスプログラムやウィルスバスターなどが主流となります。しかし、以下のように外部に情報を持ち出す場合はエクセルにパスワードを設定する必要があります。

    • メールで送るとき
    • 個人情報が入っているとき
    • インサイダー取引や不正証券取引につながりそうなデータが入っているとき
    • 社内外に未発表の情報(人事情報など

    近年では外部にデータを送るときはメールやチャットを使用します。 データ通信時にデータを奪われるリスクを避けるために、通信によるデータのやりとり時は必ずパスワードを設定しましょう。

    また、近年ではクラウドを使用して、データを管理することが珍しくありません。 社内外で未発表の情報や個人情報が含まれているエクセルは必ずパスワードをかけて、保管するようにしましょう。

    パスワードの掛け方

    ではエクセルの設定方法について、ご紹介いたします。 パスワードはエクセルファイルを保存する過程で設定します。 まずは作成したエクセルファイルを保存しましょう。

    「ファイル」をクリック。

    「情報」をクリックします。

    一番上にある「ブックの保護」を選択します。 するとプルダウンで項目が表示されます。 「パスワードを使用して暗号化」の項目を選択します。

    すると「ドキュメントの暗号化」というポップアップが表示されます。 パスワードの入力フォームに任意のパスワードを入力して、「OK」をクリックします。

    設定したパスワードを再度入力し、「OK」をクリック。

    すると「ファイル」の「情報」が以下のように設定されます。

    これで設定は完了です。 一度、設定したパスワードは忘れないようにしましょう。

    ちなみに書き込みパスワードを設定するとエクセルファイルは開き、中の情報を確認することができますが、パスワードなしに編集することができません。 あとは「名前を付けて保存」からファイルを保存しましょう。

    パスワードの解除方法

    一度設定したパスワードは解除することができます。 しかし、一度、設定したパスワードを入力し、エクセルファイルを開く必要があります

    ではパスワードの解除方法をご紹介いたします。 パスワードの解除は「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択します。

    保存先を選択します。

    すると保存先を指定するポップアップが表示されます。 ポップアップ下にある「ツール」→全体オプションを選択します。

    パスワードを設定している場合、読み取りパスワード、書き込みパスワードのフォーム内に設定したパスワードが※印で記載されています。 このパスワードを選択し、Deleteで削除します。

    「OK」をクリックし、エクセルファイルを上書き保存すれば、パスワード設定を開場したことになります。

    パスワードの連絡方法

    では、お客様や上司、チームメンバーにエクセルで設定したパスワードを連絡するにはどのようにすれば、良いのでしょうか。

    原則的にパスワードをかけたエクセルファイルとパスワードは別々のメールで送りましょう。パスワードを送る際には件名に「パスワード」というキーワードを記入しないようにします。また、送付する際は宛先に間違いがないか何度も確認しましょう。

    さらに効果的な方法としては、パスワードをかけたエクセルファイルとパスワードを別々の連絡手段で連絡するやり方です。
    エクセルファイルはメールで送付し、パスワードはGoogleドライブなどのクラウドに保存するというやり方です。近年ではメール以外にもSkypeやチャットワークといったチャットを連絡手段として用いている企業も多くなっています。また、Facebookなどに代表されるメッセンジャーを使用するのも良いでしょう。

    忘れたときの対処法

    万が一、エクセルファイルに設定したパスワードを忘れてしまったときはどうすればよいでしょうか。

    基本的に一度設定したパスワードを、ファイルを開かずして、設定を解くことはできません。もしこのような事ができてしまえば、パスワード設定の意味がなくなります。 そのため、パスワードを忘れてしまった場合はエクセルファイル内に記録されているデータは諦めるべきです。どうしても中のデータを確認する必要がある場合は、フリーソフトでパスワードを解除、読み取るものがありますが、おすすめはできません。

    パスワードを盗まれる、データが改ざん・流出の危険性があるので、自己責任で行なうようにしましょう。

    まとめ

    いかがでしたか。個人情報はもちろん、エクセルには企業の存続を左右する重要なデータを多く保管する機会があります。外部へ資料を持ち出す場合や外部に送信するときは必ずパスワードの設定を行い、パスワードを紛失・流出しないように厳重に運用・保管するようにしましょう。

    この記事が気に入ったら
    いいね ! しよう



     トイロハのおすすめ記事