新卒必見!エクセルのプルダウンリストの設定と作成方法

    新社会人になり、徐々に仕事にも慣れてきた新入社員。最近の若い方はスマートフォンの利用が多いため、パソコンの操作が苦手な方も多いようです。今回はビジネスにおいて、必要不可欠のソフトウェア、エクセルについて、ご紹介いたします。


    プルダウンとは?

    プルダウンとはエクセルの機能の一つです。またの名をドロップダウンリストといいます。決められた項目を予め設定しておくことで入力の手間を削減し、入力ミスを防ぐことができる優れた機能です。 これがプルダウンです。

    設定したセルをクリックすることで、設定した項目が一覧で表示され、該当する項目を選択するとそのセルに入力されるという仕組みです。このプルダウンを使いこなせば、上司からも褒められる便利なエクセルシートを実現することができます。自分の入力ミスだけでなく、上司やチームメンバーなどの入力ミスを防ぎ、業務時間の短縮を可能にします。日本の企業ではチームワークが重視されるため、自分の業務効率だけでなく、チーム全体を俯瞰して、業務を遂行できる人間が重宝されますので、ぜひプルダウンの機能を習得してみてください。

    プルダウンの作成メリット

    プルダウンのメリットは様々あります。まずは入力ミスがなくなるということ。ビジネスにおいて、単純なタイプミスや変換ミスは目に付きやすく、繰り返しやすい失敗です。そのため、繰り返し行なうことで信頼を失いかねません。ドロップダウンリストは既に決められた項目からマウスで選択するだけなので、単純なミスを防ぐことができます。

    また、ドロップダウンリストは入力時間を短縮でき、仕事の効率化にもつながります。既に決められた項目のため、半角や全角、スペースといった表記も決められているので、入力する人によって、表記ゆれを防ぐこともできます。これにより、集計をしやすくなり、レポートの作成なども簡単に行なうことができます。特に項目が変化することが少ないものをドロップダウンリストに追加すると良いでしょう。性別や役職、財務であれば、科目などをプルダウンにしておくことで同じ入力を避けることができます。さらに複数人での作業もミスなく、遂行することができます。

    プルダウンの作り方

    ここではドロップダウンリストの作り方を紹介します。ドロップダウンリストの作り方は簡単ですので、実際にエクセルを操作しながら、試してください。

    1.項目のリストを作成

    エクセルシートのどの部分でもいいので、ドロップダウンリストに追加したい項目を一覧で作ります。実際に作成する表の邪魔にならない箇所に作るといいでしょう。 一般的には作成する表から1列空けた横に設定しましょう。 これは作成した表の印刷の邪魔にならないようにするためです。

    2.プルダウンを設定したい項目を選択

    次にプルダウンリストを反映させたい列を選択します。 「データ」→「入力規則」をクリックします。

    そうすると「データの入力規則」のポップアップが表示されます。 一番左端の「設定」タブを選択し、「入力値の種類」からリストを選択しましょう。

    すぐ下に「元の値」にリストとして使用する項目を設定することができます。 入力フォームの右端にあるリスト部分をクリックし、1で作成したリストを全て選択します。

    「OK」を押せば、設定完了です。

    プルダウンを反映したい列が全てプルダウンになっていることが確認できるはずです。

    プルダウンの変更、追加、削除の方法

    一度、設定したドロップダウンリストでは項目の変更や追加、削除をする場合もあります。プルダウンリストの変更も簡単に行なうことができます。

    ・項目を追加する場合
    項目を追加したい時は1で作成したプルダウン項目リストの最後の範囲に移動し、項目を追加します。1の作業を行い、「元の値」の選択範囲を新たに追加した項目まで広げます。

    ・項目を削除したい場合
    項目を削除したい時は1で作成したプルダウン項目リストで削除したい項目を選択し、Deleteキーを押すことで削除され、プルダウンのリストからも削除されます。

    ・項目を変更したい場合
    項目を変更したい時は1で作成したプルダウン項目リストで、変更したいセルを選択し、変更したい項目名に変更することでプルダウンにも反映することができます。 空欄が気になる場合は1の作業手順を行い、削除したセルを削除、「元の値」の範囲を再設定しましょう。

    ・その他の設定方法とは?
    他にもプルダウンの変更や追加、削除を行なうことができます。 リストを選択し、右クリック。「名前の定義」を選択します。

    名前のフォームに任意のファイル名をつけます。
    参照範囲を1で作成したリストを選択
    「OK」をクリック

    1の手順で「元の値」フォームに「=任意の名前」を記入
    OKをクリック

    すると同じようにプルダウンリストを作成できます。

    まとめ

    いかがでしたか。プルダウンはエクセル操作の中でも設定方法も簡単です。ビジネスにおいて、入力ミスは起こりやすいミスのため、何度も同じミスをしがちになります。また、遣いやすいエクセルシートを作れる新入社員として、重宝されます。単純なミスをなくすためにもエクセル初心者の新入社員の方は、まずプルダウンから習得してみてはいかがでしょうか。

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