敏腕上司の業務効率化術!エクセルのチェックボックスの作り方とそのメリット

    エクセルはデータの集計やグラフ作成、入稿データの記述など使用方法は多数あります。そのため、企業は個人情報や経済活動状況の結果やKPIなどを作成・保管するのに最も使用するソフトウェアでもあります。また、アンケートなども作成も可能です。今回はアンケートでよく使用されるチェックボックスについて、ご紹介いたします。



    チェックボックスとは

    チェックボックスは□と任意の文字列を設定でき、□内をクリックするとレ点を表示させることができる機能です。再度、クリックするとレ点が消えます。アンケートやチェックリストを作成するときに挿入すると便利です。
    また、チェックした内容を集計するのにも便利です。また、チェックボックスの初期設定、チェックボックスのオン・オフで任意のセルに「TRUE」、「FALSE」を表示させることもできます。

    設定の前に開発タブにチェック

    チェックボックスを設定する前に「開発タブ」を表示させておく必要があります。 チェックボックスは「開発」タブ内で設定できるのですが、エクセルの初期設定では「開発」タブがメニューに表示されていません。そのため、事前に「開発」タブを表示させておかなければなりません。「開発」タブの表示方法は以下の通りです。

    まずは「ファイル」→「オプション」を選択します。

    すると「Excelのオプション」のポップアップが表示されます。 次に「リボンのユーザー設定をクリックします。」

    画面右側の「メインタブ」の項目にある「開発」にチェックをいれ、「OK」をクリックします。

    するとエクセル内のリボンに「開発」タブが表示されます。

    チェックボックスの使い方

    チェックボックスの設定方法は簡単です。 前の段落で説明したようにエクセルのリボン内に「開発」タブを表示していることを確認しましょう。

    「開発」タブ → 「挿入」をクリックします。

    すると「フォームコントロール」という項目が表示されます。 その中にチェックボックス(フォームコントロール)ボタンがあるのでクリックしましょう。
    カーソルが「+」になるので、チェックボックスを表示させたい箇所でクリックします。
    クリックすると「□ チェック1」が表示されます。

    この表示をクリックすると「チェック1」という文字列を任意の文字列に変更することができます。

    また、セル内にチェックボックスを設定し、設定したセルをクリック。

    クリック状態を表す緑色の枠の右下の端にカーソルを合わせます。 コピーしたいセルまで枠を伸ばせば、同じチェックボックスをコピーすることができます。

    また、チェックボックスを選択した上で右クリックすると「コントロールの書式」というポップアップが表示されます。

    このポップアップ内の「コントロール」タブをクリックすると 値のオン・オフ、3D表示を選択することができます。

    チェックボックスの最初の状態をオンかオフかを選択できるのと、チェックボックスを3D表示にすることで閲覧者に見やすくなります。

    さらに「リンクするセル」を任意のセルを設定することで チェックボックスがオンの場合はTRUEを表示させることができます。

    集計方法

    前の段落で紹介したチェックボックスの「リンクするセル」と数式を組み合すことで、チェックボックスのオンやオフの数を簡単に集計することができます。 前の段落で説明したようにチェックボックスの「リンクするセル」を設定し、任意のセルにTRUEを表示させます。

    このTRUEとIF関数、SUMIF関数を使用することでチェックボックスの数やチェックボックスが入っている項目に並んでいる数値を集計することができます。

    例えば、エクセル表に商品名とその販売金額が記載されている表があるとします。 それぞれの項目にチェックボックスと「リンクするセル」の設定により、TRUEを表示しておきます。

    SUMIF関数を使用して、TRUEとFALSEを引数に設定して、該当する販売金額の合計を集計することができます。
    つまり、チェックボックスにチェックが入っている商品の販売金額の合計を出すことができます。逆にチェックボックスが入っていない販売金額の合計も出すこともできます。これらの調整はSUMIF関数の式を変更するだけで簡単に行えます。
    関数を選択します。

    SUMIF関数を検索し、クリックして、「OK」をクリック

    範囲にリンクするセルを指定(TRUEとFALSEが記載されているセル) 検索条件にTRUEを設定 合計範囲を各商品の販売金額を指定

    するとチェックボックスが入っている販売金額の合計のみを集計できます。

    その他、IF関数をつかうことでチェックボックスがオンになっている項目の個数なども集計することができます。チェックボックスと関数を併用することで、複雑な集計を行なうことができます。

    まとめ

    いかがでしたか。チェックボックスはアンケートの原本やチェックリストの作成だけでなく、さまざまな関数と組み合すことで、簡単に集計を行なうことができます。在庫管理・商品管理などにもおすすめの機能です。小売業を担っている企業に勤めている方はこのチェックボックス機能を使ってみてはいかがでしょうか。

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