作成したエクセル・ワードのファイルを他人に配布する際にPDFに変換したいといった場面がよくあります。逆に、PDFファイルをエクセル・ワードファイルに変換出来れば効率UPにつながるので是非とも知っておきたい情報です。
今回は、特に作業効率UPにつながるPDFファイルからエクセル・ワードファイルに無料で変換できる、アプリケーションソフト、オンラインサービスを中心に紹介します。
まずは、エクセル・ワードファイルをPDFファイルに変換する方法から。
エクセル・ワード2010より標準機能となったPDFファイル変換
ご存知の方も多いかと思いますが、エクセル、ワードを含むオフィス製品に関して、Ver.2010よりPDFファイルで保存出来るようになりました。
操作方法は、メニューの「ファイル」をクリックし、”名前を付けて保存”または”AdobePDFとして保存”を選択します。”名前を付けて保存”の場合はファイル名を入力する画面で「ファイルの種類」のドロップダウンメニューをクリックし、”PDF”を選択すれば完了です。
エクセル・ワード2007でPDFファイル変換をするには
エクセル・ワード2007を使っている方が多くいらっしゃいますので、このバージョンでのPDFファイル変換に関しても紹介しておきます。
方法としては二つ。一つ目はMicrosoftが提供しているアドイン「2007 Microsoft Office プログラム用 Microsoft PDF/XPS 保存アドイン」をインストールする。二つ目は無料のアプリやオンラインサービスを利用する方法です。
アドインに関してはこちらのリンク→2007 Microsoft Office プログラム用 Microsoft PDF/XPS 保存アドインからアドインをインストールします。インストール後の操作は2010以降と同じとなります。
PDF変換する無料のアプリは多数ありますが、オススメは、「Cube PDF」「Primo PDF」の二つです。いずれも以前より定評あるソフトで、エクセル・ワードに関わらず印刷することが可能なファイルであればPDFに変換できます。
オンラインサービスでは、「PDFコンバーター」こちらはエクセル・ワードをPDFに変換する他、JPGやPNGの画像ファイルに変換することが出来ます。また後ほども紹介しますが、逆にPDFからエクセル・ワードのファイルに変換することも出来ます。
PDFファイルからエクセル・ワードファイルに変換する際に気を付けたいこと
一概にPDFファイルと言っても、元々エクセルやワードなどアプリケーションソフトで作成したファイルをPDFに変換したもの、書類ベースの表や文書をスキャナーなどで読み取ってPDFファイルにしたもの、この２種類のPDFファイルが大半だと思います。前者のPDFですと、PDFファイル自体に文字情報や罫線の情報が埋め込まれており、比較的簡単にエクセルやワードなどの元のアプリケーションソフトのファイルに変換することが出来ます。
後者の場合、PDFファイルには文字情報や罫線の情報は無く、画像ファイルと同じような状態で、エクセルやワードといったファイル形式に変換するにはOCR機能を使って文字や罫線を画像から認識させるという事になるので、OCRの性能によって変換精度は大きく変わります。
前者と後者の簡単な見分け方ですが、PDFファイルを開き、マウスで文字を選択できるかどうかを見ます。文字を一文字ずつ選択出来るようであれば前者、文字が選択できず、画面全体が反転色になるようであれば後者の例となります。
前者の場合はフリーのアプリケーションソフトやオンラインサービスでも十分対応可能ですが、後者の場合はOCRの精度の問題から期待した結果を得られない場合が多いかと思います。その場合、一時的な使用であれば有料アプリケーションソフトの試用版を利用するという方法があります。
PDFファイルからエクセル・ワードのファイルに変換するオススメ フリーソフト
Renee PDF Aide（※ 個人での非商用利用に限り、無料で利用できます。）
非常に多機能で優秀なフリーソフト。PDFからエクセル・ワードファイルへの変換だけではなく、HTMLや画像ファイルへの変換、OCR機能もあります。
操作方法も直感的で使いやすく変換精度もフリーソフトの中では優秀でオススメ出来ます。
PDFファイルからエクセル・ワードのファイルに変換するオススメ オンラインサービス
PDFコンバーター
オンラインサービスは、海外製のものが多く、日本語が文字化けする事が多いですが、このサービスは文字化けの問題もなく、エクセル・ワードファイルだけでなくパワーポイント、画像ファイルへの変換も可能とオススメです。
高い変換精度を求めるなら有料ソフトの試用版を活用しよう
Adobe Acrobat DC
PDFファイルの本家本元、Adobe社のPDF変換ソフトです。14日間の無料体験が出来ます。
PDFから簡単変換！プロ
文書全体でなく、部分変換も可能なソフトです。こちらも無料体験が可能です。
まとめ
PDFファイルをエクセルやワードのファイルに変換出来ると一から作成するよりも効率的です。ただし、この需要の多くは紙ベース文書のスキャンデータのPDFファイルをエクセルやワードのファイルに変換するという事です。
先ほども書きましたが、無料のソフトやオンラインサービスでは期待したような結果が出ない事が多いかと思います。また高価な有料ソフトを使ったとしても、現在のOCR技術では英文はほぼ完全に再現できますが、日本語特に漢字はまだまだ再現が出来ていません。
完全な再現を求めるのではなく、一から作成するよりも随分と効率があがるという程度に思って、今回紹介したソフトやオンラインサービスを活用してみてください。
