覚えて効率化!定番からTipsまでおすすめExcelショートカット

    企業をはじめいろいろな場所で使われているExcel。マウスでの操作だけでなく、キーボードのショートカットをマスターしておくと一気に作業の効率があがります。ここでは、Windows版Excel2010以降の知っておきたい定番から、憶えておくと役に立つこともあるTips技まで厳選したキーボード・ショートカットを紹介していきましょう。



    絶対マスターしておきたいリスク回避のショートカット2つ

    Ctrl + S ファイルの保存

    最近はあまり起きなくなってきましたが、パソコン本体のフリーズや、Excelが異常終了したなどの理由で、作成中の大事な資料が消えてしまったという経験は、多くの人が通る道かも。

    これを防ぐには、こまめにファイルを保存するのが一番。とはいうものの、キーボードでデータの入力/編集中にいちいちマウスを操作してリボンのアイコンからファイルを保存していては面倒ですね。ついつい、後回しにしてしまいがちです。

    そこで覚えておきたいのが、今作業しているExcelファイルを保存するショートカット「Ctrl + S」です。これで、大事な修正をしたら、ぱっと上書き保存できて安心です。

    ちなみに、最近のExcelには「自動バックアップ」というありがたい機能があります。異常終了した場合でもとられていたバックアップから再開できるようになっているのです。ただ、この機能、タイムラグもあるため、肝心の最後の何分かの作業分がなかったというケースがありえます。このショートカットはまだまだ役に立ちそうです。

    Ctrl+Z  直前の操作を取り消す(Undo)

    複雑な表の作成や、修正を頼まれてセルを移動しながら数字を入力していく作業、まだまだ多いですよね。スムーズに作業が進めばよいものの、例えば間違って違うセルの数字を上書きしてしまい、前の数字に戻したくても憶えていない。こんなときにありがたいのが、Undo機能ですね。

    こちらも、いざ必要なときにすぐに呼び出せるショートカット「Ctrl+Z」を憶えておきましょう。

    セットで憶えたいセル移動、選択、編集のショートカット5つ

    ・矢印キー 選択中のセルを移動

    ・Shift+矢印キー 複数のセルを選択

    ・Ctrl+C 選択範囲をコピー

    ・Ctrl+X  選択範囲をカット(切り取り)

    ・Ctrl+V コピー/カットしたものをペースト(貼り付け)

    Excelを使った業務では、あるシートの中の一部をコピー(またはカット)して、同じシートの別の場所や他のシートにペーストするという一連の操作をよく行います。この操作をスムーズに行う上で、これらのショートカットはセットでマスターしておくと便利です。

    セルを選択する操作をマウスで行いながら、コピー(またはカット)とペーストの操作をショートカットで行う合わせ技でも効率アップが期待できます。

    知っておく役に立つショートカット

    Ctrl+Shift+Endキー データの入った右下端までを選択

    Excelのワークシートで作成できる表の大きさは、何度かバージョンアップされており、Excel2007以降では、最大1,048,576 行、16,384 列という巨大なものになっています。ほとんどの場合、ここまで大きな表を作ることはないかもしれませんが、何十万件もある細かい売り上げデータをExcelで読み込んで分析したいといったことはあるでしょう。

    そのような場合に、現在のセルからデータの入っている右下端のセルまで一気に範囲選択してくれるこのショートカットを憶えておくと便利です。

    Ctrl+Shift+1 選択範囲の表示形式を桁区切りの数値に変更する

    表の数字の部分を、「123,456」のように桁区切りで表示したいことはよくあります。Excelの書式設定から表示形式を選ぶ代わりに、この操作を一発で行ってくれるのがこのショートカットです。

    Ctrl+; 今日の日付を入力する

    見積書や請求書など日付が大事な書類で、本日の日付を入力したい場合はよくあります。このようなときに、一発で今日の日付を入力してくれるのがこちらのショートカットです。

    ちょっとびっくりいまでも使えるLotus 1-2-3のキー操作

    「/」キー 1-2-3風のメニューを表示する

    今から20年以上前、Windows95がリリースされた前後までは、表計算ソフトとしてロータス社の「Lotus1-2-3」がよく使われていました。Excelには、ライバルだったこのLotus1-2-3との互換性が未だに残っていて、一部のキー操作はまだ現役で使えます。

    例えば、「/」キーを押すと、次のようにキーをメニューとして表示してキーボードだけで操作することができるようになります。

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    Excelのオプションの詳細設定の中にも、この互換性の設定が残っています。めったにないと思いますが、この設定を有効にするといろいろなキーの操作が標準と変わってしまうので、気をつけましょう。

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    パソコン用のExcelには、非常に多くの機能があり、それを呼び出すためのショートカットだけでもあわせると100以上にもなります。キーボードのショートカットはまだまだ現役で使える便利な機能ですが、無理に1つずつ丸暗記するのではなく、ご自分の業務にあわせてよく使う物をマスターして活用していきましょう。

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