エクセルデータの差分を一発で比較・抽出する方法

    エクセルで作られたレポートや見積書などの数字の変更を頼んだのに、ちゃんと変更ができているかチェックするのが面倒、整理したデータの先月と今月でどんな違いがあるのかぱっとわかるようにしたい。エクセルの項目の数やデータ件数が多くなればなるほど、人間の目だけで、確認していては大変です。
    エクセルのデータを比較して差分を調べる関数や、フリーの比較ツールなどをまとめてみました。



    シートの列を比較してみよう

    例えば、イベントの申し込み者と実際に参加した人の名前を比較して、結局誰が来たのかをぱっと見てわかるようにしたい。いろいろな項目がある見積の最初の内容と変更後を比較して、変わっていないところと変わっていないところを確かめたいといったように、エクセルのシートの中で2つの列を比較したいことはよくあります。

    Excel2003の頃までは、vlookup関数を使って共通したものを調べるという方法がよく使われていましたが、Excel2010以上であれば「条件付き書式」という機能を使うことで、簡単に共通したデータを目立たせることが可能です。

    それでは、条件書式を実際に設定してみましょう。まず、比較したい2つの列用意しておき、それをまとめて選択します。続いて、「ホーム」タブの「スタイル」グループにある「条件書式」をクリックして「セルで強調表示ルール(H)」から「重複する値(D)」を選びます。

    次の「重複ダイアログボックス」が表示されます。ここで、重複したデータをどういう書式で表示させたいかを選ぶことができます。デフォルトでは、背景を赤く表示するようになっています。この設定を行うだけで、2つの列の中で共通している部分がぱっとわかるようになります。

    ツールを使って差分を抽出してみよう

    項目が複雑に並んでいたり、行数が多い大きなエクセルのシートを比較したい場合、先に触れた条件書式の方法ではなかなか見通すことが困難なこともあります。そんな場合には、エクセルのシートを比較して違い(差分)をまとめてくれるツールが有効です。

    例えば、ベクターなどのツールが紹介されている「Excel 差分」といたキーワードで検索してみると非常に多くのツールが公開されているのがわかります。ツールを選ぶ際には、差分をどの程度細かく見たいのか、対応しているエクセルのバージョンはどうなのかといった点に注意していくつか試してみるのがよいでしょう。

    また、マイクロソフト社自身もエクセルの比較機能をアドオンという形で提供してます。これはバージョン2013から提供がはじまった「Inquire」というアドインになります。ただし、このアドイン、利用できるOfficeのエディションが限られています。同じ2013でもStandardにはなく、Profesional Plusでのみ提供されているため、残念ながら利用できるのは一部の人のみです。これは、バージョン2016でも同様です。

    仮に使えるエディションだったとしても、デフォルトでは有効になっていないため、「ファイル」タブの「オプション」から「アドイン」を選択し「COMアドイン」の設定から「Inquire」を有効にする必要があります。 非常に多機能なアドインなので、利用できる方は是非試してみるとよいでしょう。

    ツールを使ってシートの修正内容を確認してみよう

    細かい内容のエクセルで作った報告書の修正を、別の人に依頼して、その修正されたものが自分の意図したようになってえいるかどうか確認したいことがあります。昔なら印刷して赤字を入れた物を渡して作業して貰ったようなことも、今ではエクセル上で簡単にチェックすることができるようになってきました。

    このような時に憶えておくと便利なのが「ブックの比較と反映」機能です。 ところが、この機能、デフォルトの状態ではどのリボンを探しても見当たりません。まず、このコマンドをリボンに追加しておく必要があります。具体的には、「ファイル」タブのオプションから「リボンのユーザー設定」に進みます。次に、「すべてのコマンド」を選択して、コマンドの一覧から「ブックの比較と反映」を選びクイックアクセスツールバーか、新しいタブを用意してそこに追加します。

    さて、元になるエクセルファイルを渡して作業して貰う際にも注意が必要です。この「ブックの比較と反映」を使うには、エクセルファイルを「共有」モードにしておく必要があるのです。こちらも、普段はあまり意識しない機能ですが、一種の共同作業をおこなうわけですから、そのために必要であると憶えておきましょう。

    具体的には、「校閲」タブから変更グループにある「ブックの共有」から「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」のチェックをオンにします。

    修正が終わったファイルが戻ってきたら、今度は、先ほどリボンに追加しておいた「ブックの比較と反映」を使って変更されたところをチェックしていきます。正しく変更されていればそれをオリジナルに反映して作業が完了となります。

    エクセルで行う作業には、一人で完結するものも少なくありませんが、チームで共同作業することも多いです。エクセルには、ここで紹介したように共同作業を支援する機能が実はいろいろと用意されています。有効に活用してチームの作業効率をあげていきたいものです。

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